Antes de enfrentar uma fiscalização trabalhista, adote uma postura preventiva, mantendo toda a documentação organizada e disponível, conhecendo bem os órgãos responsáveis pela inspeção, corrigindo falhas na gestão de pessoal, utilizando o e-Social de forma eficiente e contando com o apoio de contadores e advogados especializados.
As visitas de rotina são realizadas pelos Auditores-Fiscais do Trabalho da Secretaria de Inspeção do Trabalho, mas o Ministério Público do Trabalho também pode instaurar investigações em casos graves. As Delegacias Regionais do Trabalho coordenam fiscalizações programadas, sempre com base na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e em normas complementares. Em cada inspeção, a empresa deve apresentar contratos de trabalho assinados, registros de ponto (manuais, mecânicos ou digitais), folhas de pagamento, guias de recolhimento do FGTS e do INSS, comprovantes de envio ao e-Social, laudos de insalubridade ou periculosidade quando aplicáveis, ordens de serviço internas, acordos coletivos, alvará de funcionamento e o livro de inspeção do Ministério do Trabalho.
É comum que pequenas e médias empresas cometam deslizes como lançamentos incorretos de horas extras, omissão ou duplicação de valores na folha de pagamento, inconsistências entre datas de pagamento e recolhimento de encargos e ausência de rotinas formais para gestão de riscos trabalhistas. Esses erros podem ser minimizados por meio de conferências mensais de ponto, cruzamento rigoroso entre a folha de pagamento e o fluxo de caixa, além da implementação de checklists internos para revisão constante de processos.
A Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017) alterou mais de cem pontos da CLT e introduziu modalidades como o regime intermitente e o teletrabalho. Apesar de flexibilizar negociações individuais e coletivas, a lei exige maior formalização dos acordos para evitar questionamentos judiciais. Revisar contratos, políticas internas e cláusulas específicas à luz da reforma ajuda a reduzir contingências e a assegurar transparência nas relações de trabalho.
Com a centralização do envio de informações pelo e-Social, admissões, alterações contratuais e rescisões devem ser transmitidas dentro dos prazos legais, sob risco de multas. Adotar sistemas integrados de folha de pagamento e gestão de pessoal facilita a conferência prévia de dados, elimina divergências e agiliza a correção de inconsistências antes de qualquer fiscalização.
Contadores e advogados especializados desempenham papéis complementares: o contador mantém guias e declarações em dia, identifica falhas de cálculo e orienta sobre obrigações acessórias; o advogado interpreta normas, elabora acordos coletivos e prepara defesas administrativas. Firmar contratos de suporte contínuo garante uma atuação proativa, evitando surpresas em eventuais autuações.
Manter arquivos físicos e digitais organizados, conferir regularmente folhas de ponto e encargos, enviar tempestivamente os eventos ao e-Social, revisar contratos, contar com apoio técnico-contábil e jurídico, treinar continuamente a equipe de RH e acompanhar as publicações da Secretaria de Inspeção do Trabalho e das Delegacias Regionais são medidas que fortalecem a governança trabalhista. Assim, as empresas reduzem significativamente riscos de autuações e constroem uma base sólida de conformidade.
